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Wer (richtig) schreibt, der bleibt

Neue Möglichkeiten durch elektronische
Archivierungssysteme von Rachny

 

Hängeregistraturen, Dateikästen, Aktenordnerberge: Die Arbeitsweise mit konventionellen Ablagesystemen ist langsam und zeitaufwendig. Produktivitätssteigerung und Kostenersparnis versprechen hingegen moderne elektronische Archivierungssysteme. Traditionelle Ablagearbeiten und zeitintensive Suchprozesse erübrigen sich, Sie können wichtige Dokumente zwischen Ordnern, Bibliotheken und Anwendern blitzschnell hin- und hersenden. Alle bedeutenden Informationen sind rund um die Uhr und weltweit über das Internet/Intranet verfügbar. Sie lösen durch ein elektronisches Dokumentenmanagement etwa vorhandene Platzprobleme. Komplettarchive auf CD inklusive Suchsoftware können auf kleinstem Raum untergebracht werden. Auch das Finanzamt verlangt die Verfügbarkeit wichtiger Steuerunterlagen in elektronischer Form.

Grundsätzlich eignen sich digitale Archivierungssysteme für die folgenden Arbeitseinsätze:

  • Auftragsabwicklung
  • Bestellwesen
  • Archive
  • Posteingang
  • Marketing
  • Buchhaltung
  • Personalabteilungen

 

Das können wir für Sie tun
Am Anfang steht, wie immer bei uns, die umfassende Analyse und Beratung: Wir schauen uns den gesamten Workflow vom Erstellen der Dateien bis zum Backup an, wobei wir u. a. ein besondere Augenmerk auf die Dokumentensicherheit (Stichwort Finanzamt) legen. Als Ergebnis dieser Beratungsleistung erhalten Sie ein Softwarepaket, das wir individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens, speziell Ihrer IT-Architektur, angepasst haben.

Einige Leistungsmerkmale der Software:
Übernahme elektronischer Dokumente aller Formate und Import von Dokumenten (z. B. MS Word/Excel Dateien)

  • Gezielter Zugriff auf die Dokumente durch Indexfelder, Schlagworte und Volltextsuche
  • Nachindizieren möglich durch Scannen in einen Nachbearbeitungspool
  • Bearbeitung der Dokumente durch Memos und Anmerkungen
  • Automatisches Aktualisieren von Bibliotheken
  • Automatische Barcode-Indexierung
  • Automatische Formular-Erkennung
  • Document Routing für optimierte Abläufe
  • Anzeigen, Kommentieren, Senden, Weiterleiten, Drucken und Faxen von Informationen
  • Erstellen von Komplettarchiven auf CD inklusive Suchsoftware
  • COLD (Computer Output to Laser Disk)

 

Aber natürlich bleiben wir nicht bei dem Thema Software stehen. Hardware-seitig sind leistungsfähige Scanner eine Grundlage erfolgreichen Arbeitens. Dokumenten- und Mikrofilmscanner können Sie komplett mit Full-Servicevertrag über uns beziehen.

 

Anwenderbericht 1
Blitzschnelle Digitalisierung von Dokumenten (PDF)

Anwenderbericht 2
Wie kann ich mein Archiv sicher in die Zukunft bringen? (PDF)

 

      


 

Wollen Sie wissen, was dahinter steckt? Schauen Sie doch mal rein.

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